In gemeinnützigen Organisationen, deren Leitbild oft darin besteht, die Gemeinschaft zu unterstützen und ihr mit einem hohen moralischen Ziel zu dienen, ist es herzzerreißend, Zeuge von Betrug durch Supervisor oder Führungskräfte der Organisation zu werden.
Als forensischer Buchhaltungsermittler, der prüft, ob Betrug, einschließlich der Veruntreuung von Vermögenswerten oder betrügerischer Finanzberichterstattung, in einer gemeinnützigen Organisation stattgefunden hat, würde man sich fragen, wie betrügerische Transaktionen und betrügerisches Verhalten in solchen Organisationen vermieden werden können.
Die offensichtlichste Empfehlung besteht darin, ein geeignetes Umfeld interner Kontrollen einzurichten, um betrügerische Finanzberichte zu verhindern, und geeignete Prozesse und Verfahren zu entwickeln, um betrügerisches und unethisches Verhalten einzudämmen. Dies kann entweder mit Hilfe eines externen Beraters oder durch interne Mitarbeiter erfolgen die sich mit den Finest Practices der Branche auskennen und über eine spezielle Schulung zur Betrugsbekämpfung verfügen. Darüber hinaus gibt es vielfältige, umfassendere Vorschläge, wie sich das „Rezept für Betrug“ in gemeinnützigen Organisationen vermeiden lässt:
Vorstandsverantwortung
Die Rolle der Vorstandsmitglieder sollte für jedes Vorstandsmitglied vom ersten Tag an klar definiert sein.
Es ist üblich, Vorstandsmitglieder mit unterschiedlichen Erfahrungen aus verschiedenen Branchen zu ernennen. Manchmal verfügt ein Vorstandsmitglied über umfassende Vorkenntnisse in der Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen, jedoch über keine Erfahrung in der Leitung einer Organisation und der Einflussnahme auf den CEO.
Wer sollte ein neues Vorstandsmitglied aufnehmen? Welche Aufgaben hat jedes Vorstandsmitglied? Idealerweise sollte dies von anderen unabhängigen Vorstandsmitgliedern festgelegt werden, die der gemeinnützigen Organisation dienen, bevor ein neues Vorstandsmitglied eingestellt wird. Was aber, wenn das allererste Mitglied „ein Nachbar“ oder „ein Studienfreund“ eines CEO ist?
Im Idealfall erfolgt die Rekrutierung der ersten Vorstandsmitglieder durch die ersten Gründungsmitglieder der Organisation. Wenn sie keine Erfahrung mit dem Aufbau geeigneter Berichtslinien, dem Onboarding und der Stärkung der Verantwortlichkeiten von Vorstandsmitgliedern haben, ist es wichtig, sich von jemandem mit solchen Kenntnissen in der Branche oder von Beraterexperten beraten zu lassen. Es ist von entscheidender Bedeutung, geeignete Prozesse und Verfahren für die Einarbeitung neuer Vorstandsmitglieder, ihre Pflichten und Berichtslinien zu verfassen, die von Führungskräften einer gemeinnützigen Organisation befolgt werden müssen.
Der Vorstand sollte sich zumindest vierteljährlich stärker mit der Überprüfung der Finanzdokumentation befassen.
Bei einer forensischen Buchhaltungsuntersuchung kommt es häufig vor, dass Vorstandsmitglieder sagen: „Ich wünschte, ich hätte mir die Finanzinformationen früher angesehen, aber ich hatte keine Ahnung, worauf ich achten sollte.“ Eine weitere häufige Wahrnehmung von Menschen ohne Finanzerfahrung: „Ich bin kein Finanzmensch.“
Allerdings kann es für das finanzielle Wohlergehen der Organisation kostspielig sein, wenn sich die Vorstandsmitglieder nicht regelmäßig mindestens vierteljährlich oder besser noch monatlich mit der Finanzdokumentation vertraut machen. Wenn ein neues Vorstandsmitglied nicht mit der Analyse von Finanzinformationen vertraut ist, gibt es zahlreiche Kurzzeitkurse, um sich zumindest die Grundlagen anzueignen.
Alternativ kann ein externer Berater beauftragt werden, der sie darüber aufklärt und anleitet, welche Finanzinformationen sie anfordern müssen und wie diese Finanzinformationen zu analysieren sind. Für die gemeinnützige Organisation ist es auch von Vorteil, mindestens ein paar Vorstandsmitglieder mit finanziellem Hintergrund zu rekrutieren.
Diese Mitglieder könnten einem Finanzausschuss angehören, der für regelmäßige Diskussionen mit der Verwaltung über die finanziellen Prognosen und Ergebnisse der Organisation verantwortlich ist. Diese Mitglieder könnten auch die verbleibenden Vorstandsmitglieder schulen und spezifische Finanzthemen identifizieren, die dem gesamten Vorstand vorgelegt und mit ihm diskutiert werden sollen.
Auswahl eines Prüfungsausschusses
Eine der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses besteht darin, die externe Prüfung der Organisation zu überwachen und zu überwachen.
Selbst wenn die gemeinnützige Organisation nicht über eine externe Revision verfügt, leistet der Prüfungsausschuss wertvolle Dienste bei der Überwachung des Finanzberichterstattungsprozesses und der internen Kontrollsysteme der Organisation sowie bei der Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Es ist von entscheidender Bedeutung, aus den Vorstandsmitgliedern einen Prüfungsausschuss auszuwählen, um nachzuweisen, dass die Finanzberichtsinformationen regelmäßig analysiert und besprochen werden.
Verstehen Sie die Berichtslinien und Verantwortlichkeiten des Vorstands und des CEO
Im Rahmen der Unternehmensführung ist der Vorstand in der Regel für die finanzielle und/oder rechtliche Aufsicht über die Organisation, die Unterstützung und/oder Festlegung der Mission und Ziele, die Festlegung von Vergütungsrichtlinien und die Beurteilung des CEO verantwortlich. Im Allgemeinen treffen die Vorstandsmitglieder keine Entscheidungen über das Tagesgeschäft der gemeinnützigen Organisation, wohingegen die Führungskräfte mit der täglichen Entscheidungsfindung zur Förderung der vom Vorstand festgelegten Mission und Ziele betraut sind.
Es ist überraschend, wie oft ein Vorstandsmitglied in einem Interview gesagt hat: „Der CEO hat das gesagt oder getan, und sie wissen es besser“ oder „Wir mussten uns bei dieser Entscheidung mit dem CEO beraten.“ Obwohl es sinnvoll ist, bei allen Angelegenheiten, die eine Entscheidung des Vorstands erfordern, mehr Informationen von einem CEO oder einem anderen Vorstandsmitglied einzuholen, sollte der Schwerpunkt immer auf den richtigen Berichtslinien für endgültige Entscheidungen liegen.
Obwohl es üblich ist, sich bei alltäglichen Abläufen, Fragen und Klarstellungen auf Entscheidungen des CEO zu verlassen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Vorstand für die finanzielle und rechtliche Aufsicht über die Organisation sowie die Berichtslinien verantwortlich ist. Der CEO berichtet an die Vorstandsmitglieder einer gemeinnützigen Organisation und nicht umgekehrt.
Es ist von entscheidender Bedeutung, sich darauf zu konzentrieren, eine angemessene Überwachung der Aktivitäten des CEO durch den Vorstand sicherzustellen, wie z. B. die Überprüfung und Genehmigung von Vergütungen und Zusatzleistungen, die Überprüfung von Kreditkartenaktivitäten und die Überprüfung aller anderen Auszahlungen an den CEO.
Vertrauen sollte keine unsichtbare Hand der internen Kontrolle sein
Während die gemeinnützige Organisation daran arbeitet, geeignete interne Kontrollen sowie Prozesse und Verfahren einzurichten, um möglichen Betrug zu verhindern, fragen Sie sich vielleicht, wo „Ich vertraue dieser Particular person“ hineinpasst. So vernünftig es auch klingt, es passt nicht hinein Finest Practices für die interne Kontrolle der Organisation. Bei forensischen Buchhaltungsuntersuchungen hört man jedoch häufig Verweise auf Vertrauen, insbesondere von Vorstandsmitgliedern, die einem CEO vertrauen, oder von Nachwuchskräften, die den Entscheidungsergebnissen der Führungskräfte vertrauen.
Die interne Kontrollumgebung einer Organisation zur Betrugsprävention sollte sicherstellen, dass das Vertrauen der Mitarbeiter nicht das einzige Instrument zur Betrugsprävention ist. Bei allen Geschäftstransaktionen sollte eine angemessene Aufgabentrennung sowie Aufsicht und Überprüfung gewährleistet sein.
Richten Sie einen Mechanismus ein, um mutmaßlichen Betrug oder Verstöße gegen die ethischen Grundsätze anonym zu melden
Die meisten Menschen möchten nicht die „schlechte Particular person im Raum“ sein, indem sie potenziell rechtswidrige oder betrügerische Verhaltensweisen oder Transaktionen als Erste melden. Die meisten werden warten, bis dieser „Vertrauenskreis“ von jemand anderem durchbrochen wird. Bedauerlicherweise hat die Verzögerung bei der Meldung mutmaßlichen Fehlverhaltens möglicherweise dazu geführt, dass der Betrug über Monate andauerte, was zu erheblichen Verlusten für die gemeinnützige Organisation führte.
Es ist wichtig, dass sich die Leute wohlfühlen, wenn sie etwas Schlimmes anprangern, das sie vielleicht gesehen oder gehört haben. Die Einrichtung eines Mechanismus, mit dem Personen mutmaßlichen Betrug oder Verstöße gegen die ethischen Grundsätze anonym melden können, kann dazu beitragen, Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Vergütungsstruktur für Führungskräfte
Es ist wichtig zu verstehen, wie Führungskräfte für ihre Arbeit entlohnt werden, und sicherzustellen, dass sie auf dem Markt wettbewerbsfähig bezahlt werden. Wenn sie im Vergleich zum Markt deutlich untervergütet sind, könnten sie motiviert sein, nach Möglichkeiten zu suchen, mit oder ohne entsprechende Zustimmung des Vorstands zusätzliche Leistungen zu erhalten.
Wenn bei den Vorstandssitzungen zusätzliche Vergünstigungen, Zusatzleistungen oder andere Arten von Vergütungsstrukturen für Führungskräfte besprochen werden, muss das Endergebnis im Protokoll der Vorstandssitzung dokumentiert und in den Akten der Organisation aufbewahrt werden. Es kann auch von Vorteil sein, ein Unternehmen mit der Durchführung einer Marktforschungsanalyse der akzeptablen Vergütungsbereiche für Führungskräfte in einer Organisation ähnlicher Größe und Area zu beauftragen.
Beschränken Sie den Zugriff auf die Bankkonten und die Portokasse der Organisation
Obwohl es in manchen Situationen unmöglich ist, den Zugriff auf das Bargeld der Organisation einzuschränken, sollten Führungskräfte in den meisten Fällen keinen uneingeschränkten Zugriff auf Bankkonten und Portokassen haben. Wenn ein leitender Angestellter einer gemeinnützigen Organisation Zugriff auf die Bankkonten und die Portokasse der Organisation hat und keine zusätzliche Kontrolle zur Überprüfung der Verwendung dieser Gelder vorgesehen ist, kann dies zu einer unangemessenen oder betrügerischen Verwendung der Gelder führen.
Der uneingeschränkte Zugang zu Bargeld kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter verdeckte Zahlungen oder Bestechungsgelder zahlen, um einen Anreiz zu schaffen, andere fragwürdige Transaktionen zu genehmigen oder wegzuschauen.
Einige Beispiele für Prozesse und Verfahren, um Führungskräften den uneingeschränkten Zugriff auf Bankkonten zu verwehren und eine bessere Kontrolle über den Zugriff auf Bargeld und Bankkonten zu erlangen, könnten die folgenden sein:
- Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Aufgabentrennung.
- Für die Genehmigung von Überweisungen und anderen elektronischen Zahlungen ist eine doppelte Autorisierung erforderlich.
- Stellen Sie sicher, dass jemand anderes als Personen mit Zugriff auf die Bankkonten die Bankabstimmungen durchführt.
- Verwenden Sie keine Unterschriftsstempel und stellen Sie keine angemessenen Kontrollen rund um Unterschriftsstempel sicher.
- Erstellen Sie eine separate Checkliste für interne Kontrollen und andere schriftliche Protokolle.
- Versuchen Sie, den maximal zulässigen Bargeldbetrag professional Führungskraft zu begrenzen.
Kommunikation mit aktuellen Prüfern
Ihr aktueller Wirtschaftsprüfer kann den Mitgliedern des Führungsteams und dem Vorstand gemeinnütziger Organisationen eine hervorragende Quelle sein, um mögliche Warnsignale, Problembereiche und Schritte zur Durchführung von Verbesserungen zu identifizieren. Obwohl die Überprüfung und das Vertrauen auf das interne Kontrollumfeld der Organisation nur ein Teil des Prüfungsprozesses ist, handelt es sich in der Regel um eine der ersten Aufgaben des Prüfers – eine Beurteilung der Wirksamkeit des internen Kontrollumfelds.
Wenn die Kontrollen schwach sind, muss ein Prüfer eine größere Stichprobe der Dokumentation zur Überprüfung auswählen und Verbesserungen an den Prozessen empfehlen, um zur Stärkung des internen Kontrollumfelds für das nächste Jahr beizutragen. Das Führungsteam einer gemeinnützigen Organisation sollte großen Wert auf das Suggestions der Prüfer legen und offene Gespräche mit den Prüfern führen. Starke interne Kontrollen müssen durch intestine etablierte Prozesse und Verfahren zur Betrugsprävention unterstützt werden, und die rechtzeitige Umsetzung der Empfehlungen des Prüfers kann dem finanziellen Wohlergehen jeder gemeinnützigen Organisation zugute kommen.